Zásady ochrany osobních údajů

Vážení zákazníci,

dovolte nám Vás informovat o tom, jak v ICE Industrial Services a.s. (dále jen „my“ nebo „naše společnost“) v souvislosti s výkonem naší podnikatelské činnosti zpracováváme Vaše osobní údaje nebo osobní údaje osob oprávněných zastupovat Vaši společnost (dále jen „osobní údaje“).

Smyslem tohoto sdělení je poskytnout Vám informace zejména o tom, jaké osobní údaje shromažďujeme, jak s nimi nakládáme, z jakých zdrojů je získáváme, k jakým účelům je využíváme, komu je smíme poskytnout, kde můžete získat informace o osobních údajích a jaká jsou Vaše práva v oblasti ochrany osobních údajů. Při zpracování osobních údajů se řídíme obecně závaznými právními předpisy a zpracování osobních údajů probíhá vždy pouze v rozsahu daném konkrétním účelem zpracování.

Seznamte se prosím s obsahem tohoto sdělení s tím, že veškeré Vaše případné dotazy rádi a ochotně zodpovíme v našem sídle na adrese Štěpánská 621/34, 110 00 Praha 1, emailu gdpr@ice.cz a/nebo telefonu + 420 230 234 234.

I.

Obecné informace

Naše společnost je s ohledem na svou podnikatelskou činnost povinna zpracovávat některé osobní údaje, a to zejména pro účely plnění zákonných a smluvních povinností. V tomto ohledu bychom Vám nebo Vaší společnosti bez poskytnutí Vašich osobních údajů své služby a produkty nemohli vůbec poskytnout. 

1.1 Zásady zpracování osobních údajů

Při zpracování osobních údajů ctíme a respektujeme nejvyšší možné standardy ochrany osobních údajů a dodržujeme zejména následující zásady:

1. Vaše osobní údaje vždy zpracováváme pro jasně a srozumitelně stanovený účel, stanovenými prostředky, stanoveným způsobem, a pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelům jejich zpracování; zpracováváme pouze přesné osobní údaje zákazníků (osob oprávněných jednat za zákazníky), a máme zajištěno, že jejich zpracování odpovídá stanoveným účelům a je nezbytné pro naplnění těchto účelů;

2. Vaše osobní údaje chráníme jako utajované informace; proto zpracováváme osobní údaje zákazníků (osob oprávněných jednat za zákazníky) způsobem, který zajišťuje nejvyšší možnou bezpečnost těchto údajů a který zabraňuje jakémukoliv neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití;

3. vždy Vás srozumitelně informujeme o zpracování Vašich osobních údajů a o Vašich nárocích na přesné a úplné informace o okolnostech tohoto zpracování, jakož i o Vašich dalších souvisejících právech;

4. v naší společnosti jsme nastavili a dodržujeme odpovídající technická a organizační opatření, aby byla zajištěna úroveň zabezpečení odpovídající všem možným rizikům; veškeré osoby, které přicházejí do styku s osobními údaji zákazníků (osob oprávněných jednat za zákazníky), mají povinnost dodržovat mlčenlivost o informacích získaných v souvislosti se zpracováváním těchto údajů.

II.

Informace o zpracování osobních údajů

2.1 Informace o správci

Správcem Vašich osobních údajů jsme my, tj. ICE Industrial Services a.s., se sídlem Štěpánská 621/34, 110 00 Praha 1, IČO: 291 58 541, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. B 18866.

2.2 Účely zpracovávání a právní základ pro zpracování

2.2.1 Zpracování osobních údajů bez Vašeho souhlasu

Jde zpravidla o situace, kdy jste nám povinni předat určité osobní údaje jako podmínku toho, abychom Vám nebo Vaší společnosti mohli poskytnout svoje služby nebo produkt, případně kdy jsme oprávněni zpracovávat Vaše osobní údaje získané jiným způsobem.

1. Vaše osobní údaje jsme oprávněni ze zákona zpracovávat bez Vašeho souhlasu pro následující účely dodržení našich právních povinností, zejména:

1. předcházení vzniku škod na majetku naší společnosti;

2. prevence podvodného jednání, kterému může být naše společnost vystavena;

3. splnění případné povinnosti při identifikaci a kontrole zákazníka dle zákona o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu;

2. Uzavření nebo plnění smlouvy s Vámi.

Jde zejména o faktickou realizaci smluvního vztahu nebo jiné plnění smlouvy mezi naší společností a Vámi nebo Vaší společností. Osobní údaje jsou potřebné mj. k tomu, aby bylo možné smluvní vztah uskutečnit bez nepřiměřených právních rizik, včetně jednání o uzavření nebo změně smlouvy s Vámi nebo Vaší společností, tj. například v průběhu rezervace služeb nebo našich kapacit před uzavřením smlouvy.

3. Ochrana práv a právem chráněných zájmů, zejména pro:

1. ochranu práv a právem chráněných zájmů naší společnosti, vymáhání pohledávek, realizace zajištění nebo jiného uplatnění pohledávek, rozvoj a vývoj poskytovaných služeb;

2. jednání se zájemci o postoupení pohledávky naší společnosti za zákazníkem nebo o jiné formě převodu či přechodu pohledávky, včetně související realizace, a další navazující jednání se třetími osobami, zejména informování poskytovatelů souvisejících zajištění apod.;

3. řešení veškeré sporné agendy, zejména pro účely vedení soudních či jiných sporů.

4. Naše oprávněné zájmy.

Jde zejména o situaci v rámci vztahu se zákazníkem, kdy osobní údaje správce zpracovává pro účely přímého marketingu, pro prevenci podvodů nebo pro zajištění zabezpečení sítě a informací IT systémů.

2.3 Rozsah zpracovávaných osobních údajů zákazníků

Naše společnost zpracovává Vaše osobní údaje v rozsahu nezbytném pro naplnění výše uvedených účelů. Zpracováváme kontaktní údaje (kontaktní adresy, telefonní čísla, e-mailové a faxové adresy či jiné obdobné kontaktní údaje) a identifikační údaje (jméno, příjmení; u zákazníka fyzické osoby – podnikatele také IČ a DIČ, fotografie).

2.4 Způsob zpracování osobních údajů

Způsob, kterým naše společnost zpracovává Vaše osobní údaje, zahrnuje manuální i automatizované zpracování v informačních systémech naší společnosti a ve fyzické podobě.

Osobní údaje zpracovávají především zaměstnanci naší společnosti a v potřebném rozsahu také třetí osoby. Před jakýmkoliv předáním osobních údajů třetí osobě vždy s touto osobou uzavřeme písemnou smlouvu, která obsahuje stejné záruky pro zpracování osobních údajů, jaké v souladu se svými zákonnými povinnostmi dodržuje sama naše společnost.

2.5 Příjemci osobních údajů

Osobní údaje našich zákazníků jsou zpřístupněny zejména zaměstnancům naší společnosti v souvislosti s plněním jejich pracovních povinností, při kterých je nutné nakládat s osobními údaji zákazníků, pouze však v rozsahu, který je v tom kterém případě nezbytný a při dodržení veškerých bezpečnostních opatření.

Vedle toho jsou osobní údaje předávány třetím osobám, které se podílejí na zpracování osobních údajů zákazníků naší společnosti, případně jim tyto osobní údaje mohou být zpřístupněny z jiného důvodu v souladu se zákonem. 

K předávání dochází zejména směrem k:

1. našim účetním a ekonomickým poradcům;

2. dodavatelům marketingových a PR služeb;

3. zpracovatelům, kteří nám poskytují serverové, webové, cloudové a IT služby; a

4. našim právním poradcům.

Před jakýmkoliv předáním osobních údajů třetí osobě vždy s touto osobou uzavřeme v souladu s legislativou týkající se zpracování osobních údajů písemnou smlouvu, ve které upravíme zpracování osobních údajů tak, aby obsahovala stejné záruky pro zpracování osobních údajů, jaké v souladu se svými zákonnými povinnostmi dodržuje sama naše společnost.

2.6 Předávání osobních údajů do zahraničí

Osobní údaje jsou zpracovávány primárně na území České republiky a dále pak v Evropském hospodářském prostoru, potenciálně též ve Spojených státech Amerických avšak s garancemi dle práva Evropské unie.

2.7 Doba zpracování osobních údajů

Osobní údaje zpracovává naše společnost pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelům jejich zpracování. Průběžně posuzujeme, jestli nadále trvá potřeba zpracovávat určité osobní údaje pro určitý účel. Pokud zjistíme, že již nejsou potřebné pro žádný z účelů, pro které byly zpracovávány, údaje likvidujeme. Interně jsme však již ve vztahu k určitým účelům zpracování osobních údajů vyhodnotili obvyklou dobu využitelnosti osobních údajů, při jejímž uplynutí zvlášť pečlivě posuzujeme potřebu zpracovávat příslušné osobní údaje pro daný účel. V té souvislosti zároveň platí, že osobní údaje zpracovávané pro účely:

1. plnění smlouvy zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu se zákazníkem; dále jsou příslušné osobní údaje obvykle využitelné po dobu deseti let s výjimkou případů delšího zpracování na základě obecně závazných právních předpisů;

2. nabízení produktů a služeb zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu; dále jsou příslušné osobní údaje obvykle využitelné po dobu deseti let;

3. péče o zákazníky zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu se zákazníkem; dále jsou příslušné osobní údaje obvykle využitelné po dobu deseti let;

4. nabízení pracovního uplatnění zpracováváme po dobu jednoho roku od ukončení řízení o výběru nového zaměstnance.

2.8 Zdroje osobních údajů

Osobní údaje získáváme zejména:

1. od samotných zákazníků;

2. z veřejně dostupných zdrojů (veřejné rejstříky, evidence či seznamy);

3. od potenciálních zájemců o služby naší společnosti v rámci marketingových akcí a kampaní;

4. z vlastní činnosti, a to zpracováváním a vyhodnocováním ostatních osobních údajů zákazníků.

2.9 Vaše práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů

Všechna Vaše práva můžete uplatnit v našem sídle na adrese Štěpánská 621/34, 110 00 Praha 1 nebo na e-mailu gdpr@ice.cz s tím, že zároveň můžete podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

2.9.1 Právo na přístup znamená, že si kdykoliv můžete požádat o naše potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud jsou, pak za jakými účely, v jakém rozsahu, komu jsou zpřístupněny, jak dlouho je budeme zpracovávat, zda máte právo na opravu, výmaz, omezení zpracování či vznést námitku, odkud jsme osobní údaje získali a zda dochází na základě zpracování osobních údajů k automatickému rozhodování, včetně případného profilování. Také máte právo získat kopii Vašich osobních údajů, přičemž první poskytnutí je bezplatné, za další poskytnutí pak můžeme požadovat přiměřenou náhradu administrativních nákladů.

2.9.2 Právo na opravu znamená, že nás kdykoliv můžete požádat o opravu či doplnění Vašich osobních údajů, pokud by byly nepřesné či neúplné.

2.9.3 Právo na výmaz znamená, že musíme vymazat Vaše osobní údaje pokud (i) již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, (ii) zpracování je protiprávní, (iii) vznesete námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování, nebo (iv) nám to ukládá zákonná povinnost. 

2.9.4 Právo na omezení zpracování znamená, že dokud nevyřešíme jakékoliv sporné otázky ohledně zpracování Vašich osobních údajů, musíme omezit zpracování Vašich osobních údajů tak, že tyto můžeme mít pouze uloženy a případně je můžeme použít z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků.

2.9.5 Právo vznést námitku znamená, že můžete vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, které zpracováváme pro účely přímého marketingu nebo z důvodu oprávněného zájmu. Pokud vznesete námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu, nebudou již Vaše osobní údaje pro tyto účely zpracovávány.

III.

Elektronické komunikační prostředky

Naše společnost využívá v rámci své podnikatelské činnosti četné technologie tak, abyste měli k nám a našim službám a produktům co možná nejpohodlnější přístup. Jde zejména o služby spojené s užíváním internetu a sociálních sítí.

3.1 Sociální sítě. Můžete nás mimo jiné oslovit prostřednictvím různých sociálních sítí. Tyto komunikační kanály používáme hlavně jako marketingové nástroje, aktuálně přes ně nedochází k poskytování našich služeb či produktů.

3.2 Cookies. Při poskytování svých služeb a produktů na webových stránkách využíváme také cookies, což jsou malé textové soubory, které se ukládají na počítač uživatele při prvním načtení naší webové stránky. Díky těmto souborům můžeme snadněji identifikovat způsob, jakým návštěvníci s obsahem našich webových stránek pracují. To nám pomáhá komunikovat vstřícněji s návštěvníky našich webových stránek, případně efektivněji zacílit náš marketing. Většina námi používaných cookies jsou takzvané “session-cookies”. Po ukončení Vaší návštěvy se automaticky smažou. Jiné cookies zůstávají uloženy na Vašem koncovém zařízení, dokud je nesmažete. Vymazání cookies je plně ve Vaší dispozici v rámci nastavení Vašeho prohlížeče.

3.3 Logovací soubory serveru. V rámci prohlížení našich webových stránek jsou automaticky shromažďovány a ukládány informace v takzvaných logovacích souborech serveru, které nám zprostředkuje Váš prohlížeč. Toto jsou:

• typ a verze prohlížeče

• použitý operační systém

• referer URL

• název přihlašujícího se počítače

• čas oslovení serveru

• IP adresa

Sloučení těchto dat s jinými datovými zdroji neprovádíme.

IV.

Závěrečná ustanovení

4.1 Toto sdělení se vydává na dobu neurčitou a nabývá účinnosti dne 1.8.2021.

4.2 Toto sdělení můžeme kdykoliv změnit formou vydání jeho nového úplného znění; jeho aktuální znění je uveřejněno na webových stránkách naší společnosti a současně je dostupné v našem sídle.

4.3 Není-li výslovně uvedeno jinak, týkají se veškeré zde uvedené informace též zpracování osobních údajů potenciálních zákazníků, tj. osob, se kterými jsme doposud nenavázali smluvní vztah, ale jsme s nimi již v kontaktu.